Aktualizacja z wersji 2.x do 3.x
W wersji 3.x w stosunku do wersji 2.x zostało wykonanych wiele istotnych zmian i rozszerzeń, dlatego prosimy o zapoznanie się najpierw ze skróconą z instrukcją obsługi dla aktualnej wersji.
Największa różnica wiąże się z zakładką „Ładunki / Zlecenia” która była dostępna w wersji 2.x. W nowej wersji 3.x została rozdzielona na dwie osobne zakładki: „Zamówienia” i „Zlecenia” co wymusza pewne zmiany przyzwyczajeń użytkowników. W nowej wersji zniknęła zakładka Spedycja. Początkowo ta zmiana wydaje się utrudnieniem ale po zapoznaniu się z nową zasadą działania zmiana wydaje się logiczna i znacznie ułatawia zarządzanie zleceniami.
W nowej wersji dzięki zmienionej strukturze istnieje możliwość utworzenia zlecenia które będzie zawierało kilka zamówień (zlecenie łączone). Zwiększa to mocno wachlarz możliwości, umożliwia dodanie do istniejącej zlecenia kolejnego lub większej ilości zamówień co nie było możliwe w poprzedniej wersji. Opcja generowania kilku zleceń do jednego zamówienia również pozostaje aktywna co umożliwia realizację jednego zamówienia od klienta rozdzielonego na kilka pojazdów.
Zamówienia
Zapamiętaj: W systemie boxTMS terminiem Zamówienie posługujemy się w odniesieniu do zleceń otrzymanych do realizacji od klienta, przykładowo mailem w formacie PDF, telefonicznie. Zlecenie oznacznie zlecenie transportowe lub spedycyjne wystawione przez nas na własny samochód lub dla przewoźnika.
Klikając ikonkę „Przyjmij zamówienie” wprowadzamy dane otrzymanego zlecenia od klienta i na tym możemy zakończyć wprowadzanie. Nie musimy tworzyć od razu zlecenia do otrzymanego zamówienia. Klikamy tylko „zapisz” i ładunek trafia do zakładki „zamówienia”, dzięki czemu możemy do niego później wrócić i utworzyć zlecenie.
To bardzo praktyczne rozwiązanie, ponieważ zamówienia nie musimy od razu uzupełniać od a do z. Na bieżąco możemy je edytować i uzupełniać różne dane, np. przewoźnika, pojazd czy inne informacje. W międzyczasie mamy również możliwość tworzenia i przeglądania innych zamówień w tej samej zakładce.
Natomiast jeśli chcemy od razu po utworzeniu „zamówienia” utworzyć również „zlecenie” czyli "podpiąć" samochód, to wystarczy, że wybierzemy opcję „Zapisz i utwórz zlecenie”.
Wtedy system przeniesie nas do wyboru firmy, która będzie je wykonywać (wybieramy albo swoją firmę i flotę robiąc tym samym własne zlecenie, albo podwykonawcę i robimy zlecenie spedycyjne). Pozostaje już tylko kliknąć „Utwórz zlecenie” i gotowe!
Zlecenia
W zakładce zlecenia mamy widoczne takie dane jak: wykonawca, wartość frachtu, pojazd, adresy załadunku/rozładunku oraz status zlecenia.
Skupiliśmy się tutaj mocno na opcji „filtrów” (ikonka lejka), które są widoczne na górze strony. Dzięki nim możecie dostosować tę zakładkę indywidualnie do swoich potrzeb.
Po kliknięciu „lejka” zobaczymy wszystkie filtry, które mamy do dyspozycji:
Zapamiętaj: Po włączeniu filtra i zmianie zakładki na inną, a następnie powrocie do zakładki zleceń - wcześniej aktywowany filtr pozostaje cały czas aktywny!
Należy o tym pamiętać, ponieważ aktywowany filtr może „ukryć” nam np. zamknięte zlecenia. Zapominając o jego działaniu, możemy szukać później zamkniętego zlecenia, które nie będzie widoczne w zakładce. Dopiero gdy usuniemy filtr, to takie zlecenie pokaże się na liście.
W starej wersji systemu z różnych poziomów była przez cały czas widoczna opcja „Przyjmij ładunek”. Klienci chwalili fakt, że jest ona łatwo dostępna. Dlatego w odświeżonej wersji zachowaliśmy możliwość utworzenia od razu zamówienia wraz ze zleceniem. Wystarczy kliknąć ikonkę „ciężarówki”, która jest widoczna przez cały czas po lewej stronie ekranu.
Wystawianie faktury sprzedażowej
Po zakończeniu zlecenia mamy szybką możliwość wystawienia faktury sprzedażowej. Będąc w zakładce „Zamówienia”, wchodzimy na wybrane zakończone zlecenie, do którego chcemy wystawić fakturę. Następnie klikamy po prawej stronie ekranu „Wystaw fakturę”.
Flota
Zakładka „Kartoteki” również doczekała się zupełnej przemiany, z której bez wątpienia ucieszą się firmy z własną flotą pojazdów. Została ona zastąpiona zakładką „Flota” i rozbudowana o dodatkowe moduły, które są widoczne po jej kliknięciu.
Wchodząc na pojazdy własne ponownie mamy możliwość dostosowania widocznego ekranu pod swoje indywidualne preferencje. Po wejściu w filtry (ikonka lejka) i wybraniu opcji „Wybierz kolumny” możemy zaznaczyć pola, które chcemy mieć na wierzchu. Np. typ pojazdu, przebieg czy ładowność.
Warto poświęcić chwilę i skonfigurować tę zakładkę, która oszczędzi nam czasu na szukanie poszczególnych informacji w przyszłości.
Ponadto możemy ustawić w pojazdach powiadomienia o kończącym się terminie ubezpieczenia, przeglądu czy winiety.
Podsumowanie
To tylko kilka praktycznych rozwiązań w naszej nowej wersji systemu. Sukcesywnie dodajemy kolejne opcje i rozbudowujemy następne moduły. W kolejnych zakładkach znajdziesz więcej szczegółowych informacji dotyczących funkcji w naszym systemie wraz z opisem ich działania.
Jeśli masz wątpliwości czy system posiada jakąś opcję lub jak jej użyć, to zachęcamy do wysłania zapytania na adres pomoc@boxtms.com. Chętnie pomożemy!