KSeF - zakupowe
Pobrane faktury zakupowe z systemu KSeF dostępne są w zakładce Finanse -> Zakup -> KSeF - zakup. Faktury synchronizują się automatycznie codziennie o godzinie 23:00 w celu pobrania otrzymanych faktur w systemie KSeF na koniec danego dnia.
Informujemy, że synchronizacja nie wykonuje się automatycznie po przejściu do tej zakładki, ponieważ jest to odgórne zalecenie autorów systemu KSeF, aby synchronizację wykonywać "w tle" cyklicznie, a nie po każdym przejściu na ekran faktur z KSeF.
W ustawieniach wkrótce będzie można zmienić godzinę, o której automatycznie mają pobierać się faktury z systemu KSeF. Dodatkowo można w każdej chwili wykonać synchronizację ręcznie, poprzez kliknięcie przycisku "Synchronizacja" na pasku w prawym górnym rogu ekranu listy faktur.
Po przejściu do zakładki KSeF - zakup jeśli w systemie KSeF znajdowały się jakieś faktury i zostały pobrane do systemu boxTMS to ekran będzie podobny do widocznego poniżej:
Z racji tego, że do systemu boxTMS będą pobierały się faktury, nie tylko za zrealizowane zlecenia od polskich przewoźników, ale również wszelkie inne faktury zakupowe przykładowo za artykuły biurowe itp. to należy każdą fakturę sklasyfikować jako typ kosztu, co jest widoczne w kolumnie "Kategoria". Na przedstawionej liście powyżej żadna faktura nie posiada jeszcze przypisanego typu, o czym świadczy puste pole w kolumnie Kategoria.
W celu weryfikacji i podglądu faktury oraz przypisania kategorii kosztu należy przejść do edycji wybranej faktury. Po kliknięciu na ekranie zobaczymy szczegóły faktury podobne do ekranu poniżej:
Jeśli wybierzemy kategorię kosztu "Inne" to będzie to oznaczało, że faktura nie dotyczy zakończonego zlecenia spedycyjnego a jest innym kosztem który będzie eksportowany do zewnętrznych programów księgowych jeśli korzystamy z funkcji eksportu.
Jeśli wybierzemy kategorię kosztu "Zlecenie" to przy pozycji faktury pojawi się pole z wyborem zlecenia, do którego zostanie przypisana dana pozycja lub faktura, jeśli na fakturze istnieje tylko jeden koszt.
Takie przypisanie nie powoduje jeszcze utworzenia faktury w systemie boxTMS na podstawie otrzymanej faktury z KSeF, ale pozwala nam oznaczyć odpowiednio otrzymane faktury kosztowe. Po odpowiednim przypisaniu faktur do typu kosztów na liście faktur będzie to widoczne podobnie jak przedstawiono na ekranie poniżej.
W przedstawionym przykładzie przy 3 fakturach widać, że zostały przypisane kategorie kosztów. Faktury które zostają przypisane do zleceń automatycznie są tworzone w systemie boxTMS na podstawie faktury z systemu KSeF i są widoczne w zakładce Faktury -> Zakup jak w przypadku faktury wprowadzonej ręcznie i automatycznie jest podpięta do odpowiedniego zlecenia.
W przypadku faktur z kategorii "Inne" faktura kosztowa nie tworzy się automatycznie w systemie boxTMS, aby pojawiła się w kosztach należy kliknąć zieloną ikonę zatwierdzenia widoczną po prawej stronie.