Najważniejszym aspektem w przypadku zrozumienia logiki systemu boxTMS jest rozróźnienie pojęć Zamówienie i Zlecenie.
Zamówienie
W systemie boxTMS posługujemy się terminem Zamówienie dla zleceń otrzymanych od naszego klienta które otrzymaliśmy do realizacji.
Spowodowane to jest tym, że wszystko w ogólnym pojęciu w systemie jest zleceniem, dlatego aby odróżnić przyjęte zlecenie od klienta od wystawionego zlecenia dla przewoźnika przyjmujemy potocznie, że wszystko co otrzymaliśmy do realizacji jest Zamówieniem. Dlatego dostępna jest osobna zakładka Zamówienia gdzie mamy listę otrzymanych zleceń od klientów które realizujemy.
Zlecenie
W systemie boxTMS tym terminem posługujemy się w kontekście zlecenia utworzonego do otrzymanego zamówienia zarówno w przypadku realizacji przez flotę własną, wtedy tworzy się Zlecenie transportowe wewnętrzne. W przypadku przypisania do realizacji zlecenia innego przewoźnika niż własną firmę, system utworzy Zlecenie spedycyjne.
Zlecenie transportowe
To zlecenie które zawiera przynajmniej jedno lub więcej zamówień a które jest realizowane przez flotę własną. Domyślnie seria numeracji dla własnych zleceń transportowych zawiera literę /T na końcu numeru np. "2/03/2024/T"
Zlecenie spedycyjne
To zlecenie które zawiera przynajmniej jedno zamówienie lub więcej a które jest realizowane przez przewoźnika zewnętrznego. Tak wygenerowane zlecenie możemy wysłać po utworzeniu bezpośrednio z systemu na adres email przewoźnika.
Zlecenie grupowe
Utworzone zlecenie zarówno transportowe lub spedycyjne które zawiera przynajmniej 2 lub więcej zamówień od klientów zewnętrznych. W przypadku normalnego zlecenia 1:1 można wykonać tzw. doładunek do zlecenia (dodać kolejne zamówienie) wtedy powstanie zlecenie grupowe.
Zlecenie robocze
Jest to zlecenie które w momencie tworzenia ma włączoną stosowną flagę. Dla takiego zlecenie w momencie zapisu nie jest nadawany numer, co umożliwia do takiego zlecenie dodawać kolejne zamówienia np. w trakcie tygodnia. Po skompletowaniu takiego zlecenia można go zamknąć poprzez wyłączenie stosownej flagi. W tym momencie po zapisie zostanie nadany numer zlecenia.
Ładunek
Jest to towar który jest zawarty w Zamówieniu do realizacji. Każde zamówienie musi zawierać przynajmniej jeden ładunek ale może zawierać również kilka ładunków. Kilka ładunków do przyjmowanego zamówienia można dodać tylko w trybie rozszerzonym (przełącznik). Ładunkiem może być również kontener (wymaga włączenia stosownej opcji w ustawieniach systemu). Ładunki te są automatycznie kopiowane do tworzonych zleceń.