Kluczowym aspektem w zrozumieniu działania systemu boxTMS jest rozróżnienie pojęć: zamówienie i zlecenie.
Zamówienie
Termin ten oznacza zlecenie otrzymane od naszego klienta, które mamy dla niego zrealizować. .
W ogólnym pojęciu wszystko w systemie jest zleceniem. Aby jednak odróżnić przyjęte zlecenie od klienta, od wystawionego zlecenia dla przewoźnika przyjmujemy potocznie, że wszystko, co otrzymujemy do realizacji, jest zamówieniem. Dlatego w osobnej zakładce „zamówienia” mamy listę otrzymanych zleceń od klientów, które realizujemy.
Zlecenie
W boxTMS terminu tego używamy w kontekście zlecenia utworzonego do otrzymanego zamówienia. I to niezależnie od tego, czy realizuje go nasz pojazd, czy zewnętrznej firmy. Jeśli zlecenie realizowane będzie przez naszą flotę to tworzymy zlecenie transportowe wewnętrzne. Natomiast, gdy wykonany będzie przez zewnętrzną firmę (przewoźnika), to system utworzy zlecenie spedycyjne.
Zlecenie transportowe
Może zawierać ono jedno lub więcej zamówień i jest realizowane przez flotę własną. Domyślnie seria numeracji dla własnych zleceń transportowych zawiera literę /T na końcu numeru, np. 2/08/2025/T.
Zlecenie spedycyjne
Również może zawierać jedno lub więcej zamówień. Realizowane jest jednak przez zewnętrznego przewoźnika. Tak wygenerowane zlecenie po utworzeniu możemy wysłać bezpośrednio z systemu na adres e-mail przewoźnika.
Zlecenie robocze (otwarte)
Ten typ zlecenia pozwala nam dokończyć tworzenie zlecenia później jeśli zbierzemy komplet zamówień/ładunków. Aby je utworzyć, musimy w trakcie tworzenia zlecenia włączyć odpowiednią „flagę” (zlecenie otwarte). Dzięki temu w momencie zapisu nie zostanie nadany numer zlecenia, a to umożliwia dodawanie do niego następnych zamówień nawet w kolejnych dniach. Dopiero po skompletowaniu takiego zlecenia mamy możliwość go zamknąć przez wyłączenie „flagi” i wtedy po zapisie zostanie mu nadany numer zlecenia.
Ładunek
Jest to towar, który jest zawarty w zamówieniu lub zleceniu do realizacji. Każde zamówienie musi zawierać minimum jeden ładunek. W trybie rozszerzonym (przełącznik) mamy również opcję dodania kilku ładunków. Ładunkiem może być również kontener (wymaga to włączenia stosownej opcji w ustawieniach systemu). Ładunki są automatycznie kopiowane do tworzonych zleceń.