Kluczowym aspektem w zrozumieniu działania systemu boxTMS jest rozróżnienie pojęć: zamówienie i zlecenie.
Zamówienie
Termin ten oznacza zlecenie otrzymane od naszego klienta, które mamy dla niego zreazlizować. .
W ogólnym pojęciu wszystko w systemie jest zleceniem. Aby jednak odróżnić przyjęte zlecenie od klienta, od wystawionego zlecenia dla przewoźnika przyjmujemy potocznie, że wszystko, co otrzymujemy do realizacji, jest zamówieniem. Dlatego w osobnej zakładce „zamówienia” mamy listę otrzymanych zleceń od klientów, które realizujemy.
Zlecenie
W boxTMS terminu tego używamy w kontekście zlecenia utworzonego do otrzymanego zamówienia. I to niezależnie od tego, czy realizuje go nasz pojazd, czy zewnętrznej firmy. Jeśli zlecenie dotyczy naszej floty, to tworzymy zlecenie transportowe wewnętrzne. Natomiast, gdy wykonujemy transport dla innego przewoźnika, to system utworzy zlecenie spedycyjne.
Zlecenie transportowe
Może zawierać ono jedno lub więcej zamówień i jest realizowane przez flotę własną. Domyślnie seria numeracji dla własnych zleceń transportowych zawiera literę /T na końcu numeru, np. 2/08/2025/T.
Zlecenie spedycyjne
Również może zawierać jedno lub więcej zamówień. Realizowane jest jednak przez zewnętrznego przewoźnika. Tak wygenerowane zlecenie po utworzeniu możemy wysłać bezpośrednio z systemu na adres e-mail przewoźnika.
Zlecenie grupowe
Zlecenie transportowe lub spedycyjne, które zawiera co najmniej dwa zamówienia od klientów zewnętrznych. W przypadku typowego zlecenia 1:1 można wykonać tzw. doładunek do zlecenia (czyli dodać kolejne zamówienie). W ten sposób powstanie zlecenie grupowe.
Zlecenie robocze
Aby je utworzyć, musimy w trakcie tworzenia zlecenia włączyć odpowiednią „flagę”. Dzięki temu w momencie zapisu nie zostanie mu nadany numer, a to umożliwia dodawanie do niego następnych zamówień nawet w kolejnych dniach. Dopiero po skompletowaniu takiego zlecenia mamy możliwość go zamknąć przez wyłączenie „flagi” i wtedy po zapisie zostanie mu nadany numer zlecenia.
Ładunek
Jest to towar, który jest zawarty w zleceniu do realizacji. Każde zamówienie musi zawierać minimum jeden ładunek. W trybie rozszerzonym (przełącznik) mamy również opcję dodania kilku ładunków. Ładunkiem może być również kontener (wymaga to włączenia stosownej opcji w ustawieniach systemu). Ładunki są automatycznie kopiowane do tworzonych zleceń.